酒店开业筹备工作大纲

     会所的筹备是在集团营运中心监控下，会所事务部直接指导下，实行总经理责任制这样展开的。首先由酒店事务部根据该会所的档次、规模等，派驻一位能力强、会所与会所管理知识丰富、有较好的人际关系技巧的总经理到职。总经理到职后，首要做下列事项：

   1． 与施工单位联系，了解整间会所的工程状况及进度，会所的规模，深切了解酒店事务部关于该会所的经营方向；

   2． 确立会所各部门的行政架构及部门主管级以上的人员编制，报会所审批，（在制定行政架构时需考虑各部门内有哪些职位需外聘——包括外国、香港、或国内，有哪些职位是可以在会所所在城市内聘请）；

   3． 根据实际用人情况，草拟一份各部门主管级以上人员工资及福利待遇方案送酒店事务部审批。（因为这些职位是马上要到职的）；

   4． 根据各部门有关人员的到职安排与总公司确定筹备办公室的地点，办公用品及所需用具；

    5． 草拟二款合同书送酒店事务部审批，一款是聘请部门经理级以上职位的，另一款是聘请员工级职位的；

   6． 待酒店事务部把行政架构及主管级人员工资及福利待遇方案，二款合同书批准后就开始聘请总经理助理、财务部经理、餐饮部经理、工程部经理、人力资源部主管、 房务部经理、市场营销部经理，保安部经理可稍迟一些才入职，上述的职位均由总经理聘任，酒店事务部认可签合同而聘请的。

    到这一工作环节，整个会所的筹备工作便全面展开。下列是每个部门的

筹备工作计划（以3个月的筹备期为标准）；

   财务部（财务经理）

   1． 财务部筹备办公室的设立；

包括：（1）办公台椅、必要的文件柜、保险柜、电脑设备等；

    （2）会计、出纳的派任并到职（属于个别招聘）

    2． 根据本部门的实际情况，会所的规模，制定财务部的组织架构图及人员的编制；

   3． 设计并发外印刷一些筹备期间在财务制度上需用的表格；

   4． 根据会所及当地的实际情况，与总经理、总经理助理、人力资源主管一起研究。确定会所开业后的员工工资及福利待遇，筹备期间，培训期间的员工工资及福利待遇。（先由人力资源经理做大量的市场调查后才能确定）；

   5． 为应付会所筹备期间的财务运作的需要，需提前聘请出纳及会计师，并争取在筹备最初期到职；

    6． 制定出会所开业后（筹备期间也适用），会所各部门使用长途电话及复印机的控制等程序与政策；

    7． 制定出筹备期间整个筹备办采购物品的程序与政策，报销的程序与政策；

   8． 在总经理的指导下，制定出整个会所从筹备到开业前的行政费用、采购费用、员工福利待遇费用预算报酒店事务部；

   9． 制定本部门开业需用的物品采购清单及印刷品印刷清单；

   10． 在总经理的指导下，与人力资源经理研究、确定筹备期间员工的各种劳动合同；

   11． 与酒店事务部及供应商研究会所所购置的电脑系统，根据实用情况，提出改进方案；

   12． 制定开业前各种费用报表（每月）；

   13． 到工地现场察看，并收集各部门的计划，向总公司或施工单位提交会所开业时所需用的电脑（如电脑房、前台、餐厅及娱乐部收款）的安排位置及整个会所所需电脑终端的数量；

   14． 根据会所的实际情况，制定出各仓库所需面积及数量的计划报总经理送至施工单位（与工程部经理研究）；

   如何筹备酒店，如何让酒店盈利，如何让酒店利润最大化，如何让酒店社会效益最大化，是不是建房子、挖人才、买物品、酒店开业了就能盈利了?大家看看 自己身边的酒店，到经过几年征战下来，除了为数不多的几家酒店外，其他的大部分酒店都已陷入不停地敲敲打打之中，继续在为前期的筹备不当，反复投入成倍的 资金，这是一个多么可怕的行业现象啊。为何这么多酒店这么快就陷入敲敲打打修修补补的怪圈，为何重复投入的大量资金却越陷越深，为何黄金地段看似红火的生 意却利润很少，是什么在无情地吞噬着我们的利润?是什么在影响着酒店的生意?酒店就像一台创造经济价值和社会价值的巨型机器，我们在参与制造这种巨型机器 的时候，怎样堵住那些遗留的黑洞，我们在操作这种巨型机器的实践中，能不能推出填补酒店漏洞的升级版技术?怎样才能使酒店更具有科学性和先进性呢?

  　第一：如何降低未来成本

 　什么是未来成本?简单地说，就是未来将要发生的成本。比如：抽风系统。购买厨房的抽风机，按说抽风机功率够厨房用就可以了，可经销商偏偏给你个大功率 的，当人们认为开抽风机是很正常的一件事的时候，我们看到的却是抽风机把大把的百元钞票无情地吹到天空中，成捆成捆的钱随着烟雾烟消云散。有的厨房管理者 缺乏抽风能源消耗意识，没开炉也开着抽风机;有的部门管理者长时间打开大功率的消防抽风机，一边是空调水温开到最低，冷空气被无情地抽走，一边是消防大功 率的抽风机加速浪费，抽走的不仅仅是空气，最直接的是您的利润。怎样降低未来成本，下面说几个办法。

   1. 如何降低结构成本

　  酒 店 要正常营业，必须经历五大步:征地、报建、装修、筹备、营业，其中装修设计非常重要。当然漂亮的设计固然重要，但更重要的，还是要既能创造利润又能节约成 本，还有不要浪费面积。按我国南方行情做个基本测算，一般情况下，投资一家500间左右客房的五星级标准的酒店，费用为：地皮2万平方×6000元/平 方=1.2亿元，土建5万平方×1300元/平方=0.65亿元，装修及设备5万平方×3000元/平方=1.5亿元，合计在3.35亿元左右，在不计算 土地费用的情况下,如果土建和装修空置面积3000平方,则浪费1300万元(3000平方×1300元/平方=390万元, 3000平方×3000元/平方=900万元)。1300万投资现金浪费，等于酒店白白经营半年多还是没有利润，加上半多的投入的经营成本和支出的费用， 间接损失大约超过2500万，这只是其一的部分费用;其二是对流问题，很多酒店结构不合理，对流失热严重，密封性能差，能耗损失非常严重，这给后来的经 营，增加了更高的能源成本;其三是结构标准化问题，有的业主认为有关系，在手续不全的情况下，就开始建楼装修，等到需要手续时才发现，第一关：消防过不 了。因为没有哪个领导愿意为了你的批文，愿意把自己的饭碗砸掉，结果，消防只能重新改造，这又是一笔不小的重复投资。有没有办法避免以上情况发生?首先必 须认真审核设计师的图纸，清楚每一处可能浪费的面积和结构，因为很多设计师关注的是功能和美学，我们关注的是投资成本和效益的最大化，必须砍掉不必要的成 本浪费;其次是设法先请消防、卫生、文化执法等部门先审核图纸，施工中途请他们到现场考察给意见，以后办理手续就可以一气合成了。

　　 2. 如何降低维修成本

　 　经常发现这样的酒店，设计师把酒店设计得非常漂亮，但他们却没有考虑到未来维修的成本，有的面墙是采用透光艺术玻璃做的，面积很大很漂亮，为了实现透光 均匀，施工队只能采用一块很大的白色防水油布把灯光档住，然后在外面安装玻璃。但是，没过多久，日光灯管坏了几根，工程部维修，别无选择，只能拆掉玻璃， 然后把布掀开，真是安装容易维修难啊，为了换几支简单的日光灯，却损坏了很大的艺术玻璃，不但连续多天影响到对客服务，订货也成了大麻烦，而且浪费了更多 的劳动力成本。可见，设计美观很重要，但最重要的是要考虑既美观又实用，尽量不要导致酒店在材料上进行二次投资。好的酒店设计和施工，可以节约 45%-65%材料和人工维修成本。

　　3.如何预防玻璃门窗能耗

　　一般来说，酒店门窗散失能量高达20%-35%左右，根据检测，单层玻璃贴膜可阻隔60%—80%的太阳能，在玻璃门窗贴上玻璃贴膜或挂反射窗帘，可以大大降低空调能源消耗，同时还必须在制度上严格规定，在没有必要的情况下，严禁任何人开玻璃门，以免流失能源。

　　4. 如何利用收水器节能

　　收水器目前生产较为广泛，说明它的市场非常广阔。收水器可以减除冷却塔排出湿热空气中夹带的大量细小水滴漂移物，避免对周围环境的水雾污染和凝固而安装的节水和保护环境的装置。根据统计，一家大型酒店安装收水器，每年最少可给酒店节省3000多吨水。

　　5. 如何实现酒店外墙节能

　 　如果酒店外墙采用浅色涂料，特别是采用阳光反射率高的涂料，可以反射掉65%-75%的热能。在我国南方的酒店，大家都知道夏天，有时候两三台空调主机 全部高负荷运转，客人都还喊热，尤其是住最顶二三层的客人，空调根本没用，连酒店墙身和天花吊顶都是热的。近几年来，铝膜防水卷材的出现，金属屋面隔热， 能反射掉75%的太阳光，同时具备95%以上发射率，一般可以降低屋面温度23℃，节省空调费用的20%-70%。改性沥青防水卷材用于屋顶、墙面、地下 室、卫生间等建筑物各部位，实现了100%的防水，新型材料的出现，宣布我国防水和隔热进入了新的历史时刻。

   酒店开业筹备工程部工作大纲

   1． 工程部筹建办公室的设立（包括办公用品、设备及秘书的招聘并入职）；

   2． 与业主及酒店施工单位负责人联系，索取整个酒店的所有设计图纸（包括土建、每层平面设计、装修、各机电设备系统安装）；

   3． 根据施工单位提供的图纸，到酒店施工现场进行实地察看，并按每个系统有规律地记录实际施工与图纸的差异，实际酒店的需求与图纸的差异，向有关方面反映；

 

   4． 制定本部门的组织架构图及人员编制提交总经理；

   5． 征求各部门总监对酒店施工与原设计以及实际经营所需的差距提出建议，并整理成正规文件上报总经理及有关部门；

   6． 复制各部门所有的平面设计图给每个部门总监，并按酒店的运作规律，各部门的要求，设计、安排酒店各后勤用地的位置（如办公室、仓库等）；

   7． 根据施工工程进度，可提前招聘各系统工程师，并放置于工地。实际了解本系统设备安装线路等。并绘下线路图，以便接收酒店后的使用、维修、保养；

   8． 跟催、督促业主或施工单位按开业后的标准装修样板房，待业主、管理、总经理等确认后所有客房才能装修施工；

   9． 制定本部门开业所需之物品及维修工具的采购清单、工程部所需印刷品之印刷计划送财务部汇总；

   10． 制定工程部筹建期间的规章制度及开业后各系统、各级别员工的职能、工作描述及整个工程部工作政策与程序；

   11． 制定培训员工的培训计划及课程安排；

   12． 制定招聘员工的计划：包括职位、人数、标准、初试、复试的试题、录取程序等；

   13． 跟催各机电系统的设备安装情况，及时向酒店有关领导及部门总监汇报工程进度;

   14． 实施员工招聘，但除系统工程师外，所有工程人员可在开业前二个月才入职；

   15． 制定酒店开业后一年内工程部总的费用预算（包括全酒店每月用水、电、煤气、维修费用、员工工资等）；

   16． 制定接收整个酒店的验收检查表（分每个部门、每个系统等）；

   17． 与各部门总监讨论开业后工程部与各部门的工作配合问题；

酒店开业筹备管家部工作大纲

管家部筹备办公室的设立（包括办公用品、办公器材及秘书或文员的招聘并到职）；

   2． 向工程经理索取管家部所管辖的范围的平面设计图并察看酒店施工现场的实际情况，如有不妥善之处应及时向有关人员提出更改方案并知会总经理，督导业主尽快建立各种房间类别的样板房；

   3． 根据酒店的规模，制定本部门的组织架构图及人员编制，送人力资源部及总经理；

   4． 制定筹备期间管家部的各项规章制度；

   5． 根据酒店的规模，中餐娱乐设施，员工总人数等计算洗衣房设备的需求量，列出采购清单提交总经理；

   6． 制定本部门开业需用的营运设备、物品采购清单、所有印刷品的印刷计划送财务部汇总；

   7． 根据各部门（特别是中餐部）制定的并汇总到管家部的布草数量，整理出一份全酒店布草采购清单送财务部统一采购；

   8． 根据酒店的总人数及各部门、各级别的实际情况，制定整个酒店的制服采购清单送财务部；

   9． 参考集团行政人事中心提供的资料，结合本部门的实际情况、编写管家部开业后的各级员工的工作职能、工作描述及整个管家部的工作政策与程序；

   10． 编写管家部对员工培训的培训内容及培训课程安排（要分开每个部分，如：楼层、洗衣房、公共卫生、布草房等）；

   11． 制定本部门的招聘计划（结合整个酒店），包括职位、人数、招聘标准、初试、复试的试题、录取程序等；

   12． 与各部门经理讨论管家部与各部门之间的工作配合问题（特别是与前台部及中餐部）；

   13． 实施员工的招聘、员工到职后分部门对员工展开有系统的培训；

   制定整个酒店开业时需用之绿色植物及花卉数量，并与有关方面（供应商）洽谈酒店以后上述植物的供应情况，并争取签定合同；

    2． 与财务部及供应商研究讨论并确定管家部所采购之营运设备、经营用品、清洁用品之样板；

   3． 与各部门经理讨论各部门、各级别之制服样板，最后由总经理审定；

   4． 制定酒店开业后一年内管家部的费用预算并提交财务部；

   5． 对在培训的员工进行考核，检查培训效果；

   6． 根据集团行政人事中心提供的资料，编制出一份接收整个管家部的验收检查表；

   7． 通过作大量的市场调查，制定洗衣房对客人洗衣的收费价格；

   8． 检查各种采购物品的到位情况，特别是员工制服，安排各部门员工身，有更改的及时提出方案；

   9． 跟催，检查洗衣房设备到位及安装情况。如设备安装完毕，则安排供应商对洗衣房员工进行操作设备的培训；

   10． 接收、检查本部所属区域，列出有缺陷的地方清单交总经理或业主处理；

   11． 安排本部员工到自己的工作岗位进行卫生清洁（包括楼层服务员对客房的清洁，公共区域员工对公共区域，特别是大厅地面、柱等喷磨、抛光、打蜡等）；

   12． 领取开业所用的一切物品摆放、储存并作好记录；

   13． 各员工在本岗位进行模拟演练；

  14． 开业典礼的准备工作。

   酒店开业筹备前厅部工作大纲

   前台部筹备办公室的设立；

   包括：

   1.办公用品及办公设备、秘书的招聘；

   2 ． 与工程部经理联系，取得前台部所管辖范围地平面设计图，到酒店工地现场察看，对不合理的提出修改方案（特别是前台柜台，礼宾部柜台，商务中心，康乐设施部门等）。特别了解电话机通讯设备的购买、安装情况，向业主提供有理化建议；

   3． 制定本部门的组织架构图及人员编制方案，提交至人力资源部及总经理；

   4． 制定出酒店筹备期间车辆的使用制度及控制政策与程序；

   5． 制定出筹备期间前台部的各项规章制度；

   6． 制定前台部开业需用的各种营运设备，服务用品的采购计划及印刷品的印刷清单，并提交至财务部。编写酒店的分机号码安排，计算酒店电话机需求总数；

   7． 深切了解酒店的各种房间的设施、面积，与总经理、营业经理等讨论确定本酒店的房间级别及经营方针、政策；

   8． 根据集团行政人事中心提供的资料，结合本部门的实际情况，编写出前台的各岗位、各职级员工的工作职能、工作描述及整个前台部工作的政策与程序；

   9． 与财务部一起与电脑供应商研究酒店所购置的电脑系统对于前台的实用程度，对不完善的地方提出改进方案。深切了解酒店电话设备的配置情况，按各部门的使用要求编写酒店开业后电话号码表；

   10． 确定开业后前台部各种报表的格式并提交总经理审阅；

   11． 根据集团行政人事中心提供的资料，编写整理培训员工的培训资料及制定课程安排；

   12． 制定招聘本部门员工（包括各分部门的经理、主管等）的招聘计划，包括：招聘人数、职位、招聘条件、招聘程序、初试、复试的试题、录取程序等；

   13． 与各部门经理讨论开业后前台部与各部门之间的工作配合问题；

   员工培训部分

   1.收集各部门能向客人提供什么服务资料，编写酒店服务指南，送总经理审批后由财务部安排外印刷，开业时每间客房放置一本；

   2． 配合酒店的统一招聘，把前台部的招聘工作落实，员工到职后展开有系统的培训；

   3． 与财务部确定本部门采购物品的样本（车队的车辆采购落实）；

   4． 制定酒店开业后一年内前台部的费用预算及营业收入预算，交财务经理（事前必先制定由前台部管理的部门的有关收费价格）；

   5． 安排对员工进行三种特别培训：

   （1） 对酒店电脑系统及磁卡锁系统进行如何使用之培训；

   （2） 安排总机房人员进行国际话务培训；

   （3） 安排有关人员（包括大堂副经理及接待部员工）对客人登记制度，要求公安局派人作专门培训；

   6． 与营业推广部、中餐部、管家部等讨论接待重要客人的服务程序，报总经理审批后归入本部的工作政策与程序之文件中；

   7． 完成酒店开业后各种报表在电脑的建立；

   8． 参与酒店各种房价的制定；

   9． 员工进酒店现场，在本工作岗位进行模拟操作培训；

   10．员工进行本部门所属区域的卫生清洁工作；

   11．领取各种开业需用之器材，物品。并作好记录及储存妥善；

   12．酒店开业典礼的准备工作。

酒店开业筹备人力资源部工作大纲

   人力资源部 （人力资源部经理）

   1． 人力资源部办公室的设立包括：

   A．办公用品及办公设备

   B．秘书或文员的招聘及到职

   2． 根据本会所的实际情况，制定本部门的组织架构图及人员编制；

   3． 收集各部门制定的组织架构图及人员编制方案，与总经理等高层管 理人员研究讨论。制定出整个会所的行政架构图及人员编制方案，并送酒店事务部审批；

   4． 对当地会所业员工工资及福利、待遇作大量的市场调查，与总经理 财务经理讨论制定出会所开业后的各级员工的工资、福 利、待遇以及筹备期间员工工资、福利、 待遇等，并报酒店事务部审批；

   5． 设计出会所开业后需用的所有人事管理表格，交采购部作适量印刷（这些表格在筹备期间可适用）；

   6． 制定整个会所筹备期间，员工培训期间的所用规章制度，特别是考勤 制度；

   7． 与财务部讨论制定出各阶段、各级别员工的劳动合同，并报劳动局备案；

   8． 根据会所的施工进度，收集各部门的招聘员工计划，编制出一套完整的招工方案，并送总经理审批；

   9． 根据总经理批签之招工计划完成下列准备工作：

   A． 印刷员工职位申请表

   B． 联系报纸或电台等作招聘广告

   C． 确定招工地点

   D． 联系并确定员工培训地点

   E． 编写招工程序分发至有关部门

   10． 草拟会所《员工手册》，反复与总经理及各部门经理讨论。定稿后，交财务部安排印刷，员工入职后人手一册；

   11． 为应付员工招聘后的大量培训工作，培训老师安排入职，并与总

经理及各部门经理讨论，审理各部门的培训计划，并最 后定案。培训部老师制定一套整体计划：员工入职培训、英语培训、管理人员培训、秘书培训等；

   12制定本部门开业时需用的物品采购清单（特别是员工更衣柜、员工食堂、员工倒班房、培训器材等的采购）；

   13与工程部经理及施工单位负责人到会所工地现场察看员工更衣室、淋浴室、卫生间、员工食堂、倒班房等的面积及位置是否合理；

   14按计划全面展开员工招聘，经多次考核员工被录取后经统一体检合格后，与他们签定培训期合同；

   15安排对被录取的员工进行有系统的培训（包括专业理论、专业操作及外语）；

   16与会所总经理、财务经理等研究确定员工的税收保险购买等问题；

   17制定开业前、开业后人力资源部（包括员工培训）的费用预算；

   18联系安排有关员工派外培训的一切事宜；

   19制定整个会所开业前后的工资福利费用预算，交财务部及总经理审批；

   20按部门设立员工个人档案，并对管理人员以上或一些员工作外调；

   21编写人力资源部的操作手册。（分人事部、培训部）；

   22人力资源部员工的培训；

   23组织安排对培训先进行考核，达标者方能成为会所的正式员工；

   24组织、计划、指导对员工饮堂的建立及运作。

   酒店开业筹备餐饮部工作大纲

   餐饮部 （餐饮部经理）

   1． 餐饮部办公室的设立；A． 所有的办公用品及办公设备B． 文员的招聘及到职；

   2． 根据会所的规模及经营方针，制定餐饮部的组织架构图及人员编制， 送总经理审批；

   3． 按照组织架构及人员编制，拟定招聘外职人员计划。（如外国、香港或国内其它会所业发达的城市）。但这个计划必须是根据餐饮部 的整个经营方针，主要是一些技术部门（如厨师）等，并送总经理及酒店事务部审批；

   4． 与施工单位联系（或通过工程经理）取得餐饮部每个营业场所的平面设计图参阅；

   5． 到工地现场察看，检查餐饮部内部经营场所及后勤设施面积的比例是否合理，有修改的地方，拟定一份完整的建议书由总经理交给施工单位；

   6． 如需要有外聘人员,则要拟定一份外聘人员的工资及福利待遇方案送 总经理及酒店事务部审批，并争取尽快到职（特别是中、西餐厨师长）；

  7． 制定餐饮部在筹备期间的各项规章制度；

  8． 培训秘书或文员，确定餐饮部筹备期间及开业时各种发出及收入文 件的归类、存档方法；

   9． 制定本部门所有营运设备、用品的采购清单及所有印刷品的印刷计划并送总经理及财务部审核；

   10． 对会所所在城市作广泛的市场调查，目的如下：

    A． 了解整个城市的消费能力，确定本部门经营场所的档次

（市场定位）；

    B． 了解整个餐饮市场中有哪些主要的竞争对手；

    C． 了解经营所需之用品、食品、饮品的货源及价格；

   11． 与厨房设备供应商讨论厨房设备的采购项目，标准及质量（包括中、 西餐厨房）；

   12． 根据各个餐饮经营场所的特点，确定各餐厅或娱乐场所的中、英文 名字及标志；

   13． 制定整个餐饮部的经营方针政策，（如：成本率、客源比例、营业

时间、经营手法等）；

   14． 根据酒店事务部提供的资料，结合本部门的运作，编写一套餐饮的操 作手册（包括餐饮部的政策与程序、工作职能及工作描述等）；

   15． 根据酒店事务部提供的资料，编写及整理对本部员工培训的内容及制 定课程安排；

   16． 制定招聘员工的计划（结合整个会所），包括：招聘时间、职位、 人数、对象、地点、复试的试题、录取程序等；

   17． 实施员工的招聘，员工到职后分部门展开有系统的培训；

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