酒店中餐部档案管理制度

　　档案管理指档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。下面是一份酒店中餐部档案管理制度，供参考。

　　1、随时收集各部门办理完毕的文件（含会议文件），资料按“条款类目”分别存放，翌年经检查齐全后，整理立卷归档。

　　2、文件整理原则

　　⑴制定一套能充分解决酒店文件记录保存问题的档案制度。无论归档方法是按字母顺序排列，按题目分类，还是按地区、时间等形式分类，其目的都是为了查找的迅速方便，因此都必需在档案夹里清楚地标明并把档案保存好，对每一份文件都要清楚地注明它归入的档案类目；

　　⑵每天都要进行清理归档，以免资料堆积；

　　⑶熟悉自己管理的档案，了解各部的归档制度；

　　⑷每年要清理一次档案，及时清除不必要保存之材料；

　　⑸准确地做好文件索引，以便于查找；

　　⑹归档要注意整洁，归档前要先把资料进分类，可把材料按类别分组装入一个待办卷宗，以便要归档时，所有材料都能随手可得，避免盲目的查找；

　　⑺立卷按永久、长期、短期分别组卷；卷内文件要把正文和底稿，文件和附件，请示和批复放在一起；卷内页号一律在右角，案卷目录打印四份，卷内目录打印五份。

　　3、案卷厚度一般在1.5公分至2公分为宜，装订前要拆除金属物，做好文件材料的检查，如对破损或褪色的材料，应当进行修补和复制；装订部位过窄或有字迹的材料，要用纸加衬边；纸面过大的书写材料，要按宗卷大小摺叠整齐；对字迹难以辨认的材料，应当附上抄件；案卷标题要标明作者、问题或名称，文字要简练、确切，用毛笔或钢笔书写，字迹端正。

　　4、根据卷内文件之间的联系，还要进行系统排列、编张号、拟写案卷标题、填写案卷封面、确定保管期限、装订、案卷排列、编制案卷目录等，档案目录主要由封面、全宗说明、案卷目录、卷内目录组合而成。

　　5、案卷按年代、机构排列，永久与长、短期案卷分开保管，每个箱要编上顺序号及注明存放案卷年号与卷号。

　　6、注意做好保密工作，档案室的房门窗要坚固，做好防盗、防火、防水、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光等措施。

　　7、每年对档案材料的数量、保管等情况进行一次检查，发现问题及时采取补救措施，确保档案的安全。

　　8、对于已失去作用的档案要进行销毁或用碎纸机进行处理。销毁档案材料要经过认真鉴定，确定销毁的档案材料必须列册登记，送上级领导审核批准后方可销毁。

　　9、销毁档案材料时，必须指派专人监销，防止失密。

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